Hablar sobre GLPI se me hace fácil y complicado al mismo tiempo. Fácil en cuanto a que es una aplicación que utilizo desde hace años, y conozco a fondo, complicado en cuanto a que tiene tantas cosas, tantos módulos y facilidades, que es prácticamente imposible que no olvide comentar algo importante.
Comenzaré diciendo que GLPI es un software totalmente libre de tipo ITSM (Gestión integral de Servicios de Tecnología de la Información). Podemos de manera totalmente gratuita descargarlo de Github y montarlo en un servidor corporativo. Se trata de una aplicación web, que lo típico es que corra en un servidor web Apache con una base de datos MySQL, para lo cual nos sirve perfectamente un equipo Linux sin grandes alardes de hardware.
Y ahora lo importante, y complicado, contaros para que sirve GLPI.
Podemos decir que la función principal de GLPI es la de inventario de equipos IT, y gestión de soporte a usuario CAU a través de un sistema de tickering. Pero va mucho más allá, y entre otras destacaría las siguientes funcionalidades:
- Permite un inventario integral del parque de equipos IT, desde los típicos PCs o portátiles, a otros elementos como smartphones, routers, switches, impresoras…
- Es posible registrar prácticamente cualquier cosa que se nos ocurra de estos elementos de inventario: una tarjeta SIM (datos de PIN, PUK…) para un smartphone, precio o características de licencia para un software, elementos individuales e IPs conectadas a la boca de un switch…
- En lo relativo a PCs, portátiles y smartphones permite compatibilidad con OCS-inventory a través de plugins, o de manera nativa con Fusion-inventory, que forma parte de la herramienta en sí. Esto quiere decir que de manera automática, podemos obtener datos de los equipos del centro, desde el hardware que tienen en un momento dado conectado, al software instalado, además de cuestiones como el uso de disco.
- Dispone de otros elementos de inventario, tales como contratos, cartuchos, certificados, que además se pueden ampliar a través de plugins de terceros. Es decir, prácticamente todo puede inventariarse y de modo centralizado conocer sus propiedades y características. También, permite relacionar todos los elementos entre sí, un equipo con un monitor o software determinado, una impresora con unos cartuchos, etc…
- Permite programar alertas para prácticamente cualquier cosa que queramos: que se acerque la caducidad de un contrato vigente, una tarea programada que tengamos que realizar de manera periódica, que haya que reponer stock de tóner de impresora….
- De cara al soporte de usuario, permite generar diferentes vistas y accesos a la aplicación. Por ejemplo, una vista de administrador de sistemas, otra limitada a técnicos CAU, otra para usuarios, etc…
- La solicitud de asistencia por parte del usuario se realiza de un modo muy sencillo vía web. Directamente éste puede indicar la prioridad, y los elementos de inventario relacionados al caso. Automáticamente, un caso genera un aviso a los técnicos de la empresa.
- La conversación web entre técnico asignado y usuario es similar al de un chat, directamente la herramienta permite responder a través de e-mail, y registrarlo en base de datos automáticamente.
- De cara a la funcionalidad de CAU, es imprescindible recomendar el plugin Dashboard, que proporciona un cuadro de mando integral relativo a los casos de soporte y trabajo de técnicos.
- Se proporciona un FAQ a los usuarios de tipo preguntas frecuentes, lo cual ayuda a disminuir el número de casos abiertos.
- Permite gestionar el préstamo de equipos comunes, de cara a una gestión de su uso entre varias personas.
- De cara a la obtención de certificaciones tipo ISO 20000, o ISO 27001 esta herramienta resulta imprescindible. Además, en las últimas versiones incluye la posibilidad de gestionar peticiones de tipo Cambios y Problemas.
- Se puede integrar la herramienta con un LDAP o Directorio Activo de cara a la autenticación de usuarios.
- Y como os he comentado anteriormente, seguro que me dejo algo importante en el tintero…
Resumiendo todo lo anterior, creo muy recomendable poner en marcha GLPI o una herramienta similar, en cualquier tipo de empresa que disponga de un departamento de informática, aunque éste dependa de una sola persona. Es imprescindible para poder registrar correctamente todo nuestro trabajo, recibir avisos, y poder relacionar elementos. Por ejemplo, GLPI nos puede avisar de la caducidad de un dominio, pero es que además a través de la herramienta vamos a poder saber qué páginas web están relacionadas al mismo, cuánto costó, quién lo montó, en que servidor se encuentra, y que elementos van a dejar de funcionar si no renovamos o realizamos la acción correspondiente.
En la web oficial del proyecto, existe una demo del programa
En la web del proyecto ofrecen la posibilidad de alojar la herramienta a través de un programa de pago, o plan de soporte opcional, y también, si lo pruebas de modo y gratuito, y quedas encantado con la solución, puedes invitar a un café a través del programa de donaciones al proyecto.
