En muchas ocasiones una empresa, incluso disponiendo de profesionales IT, debe subcontratar un servicio concreto externamente. Esto tiene su lógica, hay cosas específicas que merece la pena coger fuera, ya sea por coste (que una empresa especializada incurra en menos horas en la puesta en marcha), inmediatez (no se requieren procesos de aprendizaje o testeo) o incluso eficiencia (contar con profesionales especializados en un área determinada).

Llegado este caso, es muy importante definir entre ambas partes el alcance del proyecto, la toma de requisitos, los medios involucrados, los plazos de implantación, garantías, posibles mantenimientos asociados, y por supuesto acuerdos de confidencialidad y acceso a la información. De otro modo, puede haber sorpresas desagradables.

Además, si la empresa cuenta con un equipo o responsable IT, éste debe tomar el rol de evaluar la solución y seguir la buena puesta en marcha por parte del tercero, así como el despliegue final en producción. En la mayoría de ocasiones incluso, el proyecto se llevará en colaboración, aprovechando los conocimientos de la casa, y además es posible que el soporte y gestión de la solución en el futuro, recaiga también en este equipo interno de personas.

Aunque todo lo anterior parece muy lógico, es común, sobre todo en pequeñas empresas, saltarse todos estos pasos a la torera, de modo que al finalizar el simple desarrollo de una aplicación, luego pueden surgir cuestiones como quién me resuelve este bug, o por qué no contiene esta funcionalidad que pedí y si esta otra que no me hace falta, quién me actualizará el software con mejoras funcionales en el futuro, o a quién puedo llamar si esto no funciona. 

Esto puede conllevar en último término a una de dos, quedar mal entre ambas partes, o incurrir en costes mayores para el proyecto con objeto de tratar de subsanar las deficiencias encontradas.

Por tanto, como norma a cualquier implantación, debe haber predefinidos unos objetivos claros, acciones concretas y resultados a obtener, todo ello enmarcado en el ámbito de alcance que la empresa desee, tanto en lo relativo a su personal, como a personal externo.

Y de cara al proveedor de la solución, más de lo mismo, tener clarificado el proyecto, servirá para evitar pillarse las manos en el cálculo de horas y recursos (y por tanto beneficios), así como excusar cualquier contratiempo debido a procesos no contemplados en el alcance inicial, además de tener la tranquilidad durante el proceso de tener definidas sus responsabilidades y una conciencia tranquila.

A modo de batallita de abuelo, contaré una historia desde este segundo punto de vista, que me sucedió hace mucho tiempo, y pone de relieve la necesidad de dejar todo bien atado antes de abordar cualquier proyecto.  

El caso es que a través de un amigo común, nos propusieron a un compañero y a mí, hacer unas chapucillas para una empresa. Nos presentaron, nos explicaron lo que querían, y como por un lado éramos muy jóvenes y nos faltaban tablas en este tipo de fregados, y por otro lado, íbamos recomendados por una persona de confianza, pues allí empezamos la labor prácticamente sin definir nada, una especie de “bueno, vale, pues al lío”.

Total, que calculamos un par de tardes para configurarles una intranet en condiciones, segmentada en VLANs por departamentos, con distintos accesos a dispositivos, y un firewall sencillo con funcionalidades básicas de seguridad y control de acceso, zona DMZ, rangos de IPs, extras de DNS, DHCP… 

Y a decir verdad, para todo lo que involucraba, y la poca experiencia que teníamos, fue como la seda, y los trabajos acabaron incluso antes del tiempo planificado.

El problema vino después, los responsables de la empresa nos indicaron que desde que implantamos la nueva red, ya no podían escanear en sus equipos de impresión, en concreto se trataba de unas copiadoras avanzadas, que tenían función de escaneo a carpetas compartidas en la red, y de compartición a través de un disco duro interno accesible por ftp y samba. Para ellos esto era supercrítico.

Así que básicamente, duplicamos las horas calculadas en tratar de resolver ese problema concreto, revisamos la documentación y guías de los equipos de impresión de arriba abajo, revisamos todos los elementos y configuraciones de red añadidos, e hicimos millones de pruebas y tests, pero no había manera de hacerlo funcionar, hasta que… de la manera más absurda, hablando con uno de los empleados que andaban por allí, éste nos suelta inocentemente algo así como: “uy, lo de escanear lleva ya años sin funcionar, no sé yo si podréis ponerlo en marcha porque ya lo miramos y requetemiramos en su momento…”, un jaque mate en toda regla, básicamente nos habían tomado el pelo, y estábamos trabajando en un problema que no era nuestra responsabilidad.

Realmente, experiencias como esta de hecho, provocaron que pronto evitase este tipo de trabajillos extra, que al final terminan dando más dolores de cabeza, que beneficios. 

En cualquier caso, la lectura es clara, tanto para una como para otra parte, interesa y mucho tener claras las condiciones y medios involucrados en cualquier proyecto, y por supuesto, el alcance e hitos a lograr deben estar correctamente identificados para conseguir que se lleve con éxito.