La realidad es que cada día es más común externalizar el servicio de correo electrónico de una empresa, especialmente a las soluciones cloud de turno: Office365 de Microsoft: https://www.office.com/ y Workspace de Google: https://workspace.google.com/.
Y esto, tanto para lo bueno como para lo malo, es una tendencia difícil de revertir, fundamentalmente por los siguientes motivos:
- Por un lado por funcionalidad, una solución como Office365 no sólo es correo, sino que añade el compendio de servicios del gigante de Microsoft en el pack: licencias de la suite ofimática MS Office, disco en la nube con OneDrive, Chat y videoconferencias con Teams, espacio corporativo con SharePoint, etc. Lo mismo es aplicable a Workspace, y el trasfondo de ambos es que son muchas soluciones, integradas además entre sí, y que realmente funcionan muy bien. Y funcionan bien entre otras cosas porque están muy mimadas por estos gigantes que hay detrás, que constantemente tratan de mejorarlas, y complementarlas con cualquier novedad funcional que pueda surgir en la competencia.
- Por otro lado, de cara a los usuarios, está el tema de accesibilidad, existen aplicaciones de todo tipo (web, PC, móvil) para sacar provecho a estos servicios, y además la capacidad de los mismos suele ser absurdamente exagerada, de modo que el buzón de correo estándar suele empezar en los 50GB, y la de disco en la nube en 1TB, lo cual es muy difícil de igualar con recursos propios.
- Y por último, de cara a los a sysadmins, empieza a pesar la posibilidad de quitarse el marrón de encima, porque no nos podemos engañar, el servicio de correo es un marrón, se encuentra en el podio de los más críticos en la empresa, y además es público y susceptible a continuos intentos de ataques desde el exterior, a lo cual hay que contar, ya no sólo los ataques directos al servicio, sino a los usuarios del mismo, a través de los típicos correos de phishing, spam, etc. Por tanto, externalizar, es muchas veces una liberación, dejando atrás ese trabajo de cuidado a bajo nivel, que además en la mayor parte de ocasiones no se reconoce.
Dicho todo lo anterior, se podría pensar que lo mejor es externalizar y punto, pero esa decisión no es tan sencilla, lo suyo es evaluar bien cada caso, porque puede que para una empresa ésta opción sea la más lógica, y para otra sin embargo no. Porque hemos comentado bondades de la externalización, pero también hay “peros” como los siguientes:
- Por un lado la libertad, de tener un servicio hoy y otro mañana, de complementar una cosa con otra. Cuando eliges por ejemplo un Office365, la realidad es que terminas casándote con Microsoft, y no sólo en lo relativo a correo, sino a todo lo demás. No tiene sentido, por ejemplo, hacer conferencias con Zoom, o chats con Slack, si tienes disponible y estás pagando por Teams de Office365.
- Por otro lado, la privacidad, la Unión Europea es especialmente crítica con este tema, y aunque legalmente los datos deben quedar en suelo europeo, las dudas están ahí.
- También está el tema de costes, solemos oír hablar sobre las bondades y ahorro inherente a los servicios de referencia en la nube, el famoso pago por uso, pero lo suyo es comprobar cada caso concreto, porque dependiendo de la escala de la empresa, es posible llevarse sorpresas. Por ejemplo, el plan típico de un Office365 ronda los 11€ por usuario al mes, es decir, para una PYME de 100 personas, supondría 13.200€ anuales de factura, imaginemos eso comparado a un servidor amortizado, en un CPD ya de por sí encendido para otras cosas, y una solución software OpenSource.
- Otro problema a veces es la complejidad de las aplicaciones de usuario, en su ánimo de mejorar e ir metiendo funcionalidades y opciones nuevas a sus soluciones, a veces parecen olvidar la naturaleza inicial de la misma, de modo que una aplicación como MS Teams termina siendo un monstruo capaz de dar solución a prácticamente cualquier cosa, desde un espacio académico y de formación on-line, a un entorno profesional de gestión de proyectos, complicando por tanto, la curva de aprendizaje de cara al usuario.
- Y por último añadiría la actividad de la empresa, puede que no tenga sentido por ejemplo por la naturaleza en sí de la entidad, que una empresa pública europea haga uso de estos servicios cloud estándar, o una empresa farmacéutica crítica con información sensible.
Resumiendo, todas las opciones tienen sus pros y contras, y lo suyo es estudiar lo mejor para cada caso.
Terminada la introducción anterior, me gustaría hablar de otra alternativa para añadir a la evaluación de soluciones de correo y comunicación: Zimbra: https://www.zimbra.com/.
Básicamente, Zimbra está disponible para ser instalada on-premise, y para contratarse como servicio SaaS en la nube, y lo más importante, posee una versión OpenSource totalmente gratuita, y con opciones funcionales más que suficientes en la mayoría de casos.
Como principales características:
- Correo electrónico
- Contactos
- Calendario
- Tareas
- Maletín (una espacio en disco en la nube)
Todas las funcionalidades anteriores están pensadas para un uso colaborativo en la empresa, de modo que una tarea o un calendario pueden gestionarse por varias personas a la vez, e incluso compartirse con gente de fuera.
Y todo ello accesible a través de protocolos abiertos WebDAV, es decir, se puede hacer uso de apps de terceros, para por ejemplo gestionar el Maletín desde el smartphone.
La versión de pago, facilita el uso del protocolo MS ActiveSync, que permite una integración más fácil en dispositivos, pero en todo caso no es un escollo insalvable gracias al mencionado WebDAV.
Relacionado al uso de la versión OpenSource de Zimbra, es importante destacar a ZExtras: https://www.zextras.com/, que comenzaron ofreciendo funcionalidades en principio incluidas en la versión de pago de Zimbra como extras o añadidos, y ahora han ido mucho más allá, ofreciendo de por sí una solución completa basada en la versión libre de Zimbra.
Por si estáis interesados en probar o indagar más sobre Zimbra, os dejo los recursos de un tal jorgedelacruz, que es de lo mejorcito que hay la red sobre esta solución:
